Folge 41 - Wie läuft das perfekte Meeting?

Ein produktives Meeting basiert auf klarer Struktur, wertschätzender Atmosphäre und eindeutigen Ergebnissen. Zu Beginn sollte eine kurze Runde der Anerkennung und Dankbarkeit stattfinden, um Respekt und positive Stimmung zu fördern. Eine kollaborativ erstellte digitale Agenda ermöglicht allen Teilnehmenden, Themen im Vorfeld einzubringen, zu priorisieren und zu clustern, wodurch Fokus und Effizienz steigen. Eine klar definierte Meetingführung sorgt für Struktur, Fortschritt und die Dokumentation von Entscheidungen sowie To-dos mit Verantwortlichkeiten und Fristen. Um Zeitdruck und abrupte Enden zu vermeiden, empfiehlt sich ein Zeitmanagement mit Erinnerungen, sodass Inhalte bewusst priorisiert oder vertagt werden können. Am Ende sollte ein positives Fazit stehen, das Ergebnisse würdigt und Motivation stärkt. Regelmäßige Überprüfung und Anpassung von Meetingformaten stellt sicher, dass sie weiterhin Nutzen stiften und den aktuellen Anforderungen entsprechen.

• Einstieg und Ziel von Meetings

  Meetings sollen auf einer Basis von Respekt und Wertschätzung beginnen.

  • Starte Meetings nicht mit Problemen
  • Schaffe positive Stimmung am Anfang
  • Teile Wertschätzung und Dankbarkeit
  • Lege Basis für produktive Zusammenarbeit

• Agenda und Vorbereitung

  Eine dynamische, kollaborative Agenda steigert Fokus und Effizienz von Meetings.

  • Nutze digitale Agenda für Vorbereitung
  • Lass alle Teilnehmenden Punkte eintragen
  • Strukturiere Agenda in Kategorien
  • Vermeide statische, wiederholte Abläufe

• Klare Meetingführung

  Verantwortlichkeiten für Leitung und Ergebnisse müssen eindeutig festgelegt sein.

  • Bestimme eine verantwortliche Leitung
  • Sorge für Fortschritt im Meeting
  • Halte Ergebnisse und To-Dos fest
  • Vermeide unklare Zuständigkeiten

• Ergebnisse und Zeitmanagement

  Meetings brauchen klare Entscheidungen, Verantwortlichkeiten und ein bewusstes Zeitende.

  • Dokumentiere Entscheidungen und Aufgaben
  • Vermeide offene Enden ohne Resultate
  • Nutze Timer für Zeitkontrolle
  • Beende Meetings positiv und strukturiert

• Regelmäßige Überprüfung von Meetings

  Meetingformate sollten regelmäßig überprüft und bei Bedarf angepasst werden.

  • Hinterfrage Nutzen bestehender Meetings
  • Passe Formate und Teilnehmer an
  • Überdenke Regelmäßigkeit und Zweck
  • Optimiere kontinuierlich für Wirksamkeit