PhilippMaderthaner
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Folge #12212. Juli 20229:33 Min

Folge 122 - Organisation: Welche Tools nutzt du zur Selbstorganisation?

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Zusammenfassung

Selbstorganisation erfordert klare Strukturen, um Effizienz und Fokus zu sichern. Zentrale Elemente sind ein konsequent genutzter Kalender, in dem nicht nur Termine, sondern auch Arbeitszeiten und To-Dos verbindlich eingeplant werden, sowie ein Backlog in Form von Notizen, das als Ideenparkplatz dient und verhindert, dass spontane Einfälle den Arbeitsfluss stören. Ergänzend wird das Prinzip der Boomerangs angewandt: Aufgaben, Informationen oder Impulse werden sofort verortet, delegiert oder mit Erinnerungen versehen, sodass sie zum passenden Zeitpunkt zuverlässig zurückkehren. Diese Methode reduziert mentale Belastung, verhindert das Liegenbleiben von Aufgaben und ermöglicht Priorisierung. Unterstützende Tools wie Kommunikationsplattformen oder Assistenzkräfte erleichtern den Prozess, sind aber nicht zwingend notwendig. Entscheidend ist die Disziplin, täglich einen klaren Plan zu verfolgen, Wichtiges von Dringendem zu trennen und Aufgaben systematisch in Kalender, Backlog oder Delegation zu überführen.

Selbstorganisation beginnt mit klarer Kommunikation und einem strukturierten Fundament.

  • Nutze Slack als zentrale Kommunikationsplattform
  • Bündele Kommunikation in Kanälen und Threads
  • Reduziere E-Mails durch interne Plattform
  • Trenne Kommunikation von Selbstorganisation

Der Kalender strukturiert Aufgaben, Termine und Arbeitszeiten für klare Tagesplanung.

  • Plane Aufgaben und Termine im Kalender
  • Blocke Zeit für konzentriertes Arbeiten
  • Halte dich diszipliniert an Kalenderstruktur
  • Nutze Kalender für Tages- und Wochenplanung

Ein Backlog in Notizen verhindert Ablenkung und bewahrt Ideen für später.

  • Erfasse Ideen sofort in Notizen
  • Vermeide spontanes Handeln bei neuen Impulsen
  • Nutze physische und digitale Notizbücher
  • Entscheide bewusst, wann Ideen bearbeitet werden

Aufgaben werden sofort verortet, delegiert oder geplant, um Überlastung zu vermeiden.

  • Verorte Aufgaben sofort im passenden Format
  • Delegiere Aufgaben an Team oder Assistentin
  • Nutze Meeting-Agenden für Themen
  • Setze Erinnerungen für spätere Bearbeitung

Wichtiger als Tools ist eine klare Methodik für Planung und Umsetzung.

  • Erstelle Tages- oder Wochenpläne
  • Nutze Backlog für nicht dringende Ideen
  • Vermeide ständiges Reagieren auf Impulse
  • Finde eigenes Format für Planung

Assistenz erleichtert Organisation, doch klare Strukturen helfen auch ohne Unterstützung.

  • Assistenz steigert Effizienz im Alltag
  • Selbstorganisation bleibt auch ohne Hilfe möglich
  • Drei Prinzipien bilden Organisationsbasis
  • Feedback und Fragen sind willkommen
Für die interne Kommunikation wird Slack genutzt. Es ersetzt E-Mails und bündelt Gespräche in Kanälen und Threads.
Die Tagesorganisation erfolgt primär über den Kalender. Dort werden Termine, Arbeitsblöcke und To-Dos fest eingeplant.
Notizen dienen als Ideenparkplatz. Neue Einfälle werden sofort erfasst, aber nicht direkt umgesetzt, um Fokus zu bewahren.
Aufgaben werden sofort verortet, delegiert oder terminiert, sodass sie zum richtigen Zeitpunkt zurückkommen und nicht liegenbleiben.
Unvorhergesehene Punkte werden entweder sofort erledigt, in den Kalender eingetragen, in Notizen abgelegt oder delegiert.
Eine Assistentin unterstützt bei Wiedervorlagen, Erinnerungen und Delegationen, was die Organisation erheblich erleichtert.
Auch ein einfacher Zettel mit klaren Tageszielen kann helfen. Entscheidend ist ein konkreter Plan, nicht das Tool selbst.
Ein Backlog verhindert, dass man jedem Impuls sofort folgt. So bleiben Ideen erhalten, ohne den Tagesablauf zu stören.